ERP-Systeme: Chancen und Risiken für die Abschlussprüfung

Die Einführung eines ERP-Systems (ERP: Enterprise Resource Planning) kann Abschlussprüfungen langfristig effizienter machen. Kurzfristig bringt es für Prüfer*innen aber oftmals Herausforderungen mit sich. Hilfreich ist ein Change Management, das prüferische Themen frühzeitig adressiert und Expert*innen in den Transformationsprozess einbindet.

Ein ERP-System ist eine Softwarelösung, die zentrale Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Personalwesen, Logistik, Produktion und Vertrieb integriert und automatisiert. Es dient dazu, Daten in Echtzeit zu verwalten, Prozesse zu optimieren und kann die Entscheidungsfindung im Unternehmen verbessern. Wirtschaftsprüfer*innen sind verpflichtet, sich von der ordnungsgemäßen Systemumstellung für das betroffene Geschäftsjahr zu überzeugen. Dafür müssen sie das neue System mit seinen Risiken und Kontrollmechanismen verstehen und bewerten. Damit das im Rahmen des Audits gelingt, sind ein gutes Verständnis des Mandanten für prüferische Belange und eine vollständige Dokumentation entscheidend.

Drei Kriterien für ein effizientes ERP-System  

Unternehmen sollten ihre ERP-Systeme nachvollziehbar und auch mit Fokus auf prüfungsrelevante Themen einrichten. Damit genügen sie den gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen später ein effizientes Audit. Folgende Bereiche sind hierbei von besonderer Bedeutung:

• Datenmigration und Datenqualität: Führt ein Unternehmen ein neues ERP-System ein, werden immer Daten von der alten Lösung auf die neue Anwendung übertragen. Gerade bei der Migration der Finanz- und Buchhaltungsdaten dürfen keine Fehler geschehen. Denn die korrekten Daten sind essenziell für eine konsistente Berichterstattung und immer auch Gegenstand der Abschlussprüfung. Wirtschaftsprüfer*innen sollten daher die Plausibilität der migrierten Daten durch Stichproben und Kontrollmechanismen prüfen.
• Prozesse und Kontrollen: Vor der Umstellung müssen bestehende Prozesse mit dem neuen System abgeglichen werden. In der Folge müssen die Verantwortlichen die Kontrollmechanismen anpassen, um Risiken wie unautorisierte Buchungen oder fehlende Freigabeprozesse zu minimieren.
• Zugriffsrechte: Änderungen im ERP-System beeinflussen die Rollenverteilung im Unternehmen und müssen sorgsam dokumentiert werden. Eine fehlerhafte Vergabe von Zugriffsrechten kann zu Compliance-Verstößen führen.

Change-Prozess sollte für prüferische Belange sensibilisieren

Die Einführung eines ERP-Systems bedeutet eine grundlegende Änderung der Arbeitsabläufe in den betroffenen Abteilungen. Sie sollte von Beginn an von einem professionellen Change Management begleitet werden, um die Mitarbeiter*innen zum einen auf die Umstellung der internen Verfahren vorzubereiten. Zum anderen aber auch, um bereits bei der Implementierung der Prozesse ein Bewusstsein für spätere Prüfungsanforderungen zu schaffen. Mitarbeiterschulungen sollten daher ein Verständnis für digitale Prozesse und deren Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung herstellen. Die Erfüllung der regulatorischen und prüfungsrelevanten Anforderungen sollte zu den zentralen Schulungszielen gehören. Hierbei kann es sinnvoll sein, Wirtschaftsprüfer*innen frühzeitig in beratender Funktion in den Change-Prozess zu integrieren: Eine enge Abstimmung zwischen  Unternehmen und Prüfer*innen kann dazu beitragen, die relevanten Prozesse effizient zu gestalten und Prüfungsrisiken zu minimieren.

Bessere Analyseverfahren treiben digitale Transformation

Die Einführung eines ERP-Systems ist oftmals gleichbedeutend mit einer digitalen Transformation der Finanzabteilung. Das verändert die Arbeitsweise von Buchhaltung und Controlling erheblich – mit Chancen und Risiken für die Abschlussprüfung. Für die Digitalisierung sprechen zunächst verbesserte Möglichkeiten in der Datenverarbeitung. Auf diese Weise lassen sich Anomalien durch Echtzeit-Analyseverfahren schneller erkennen und sorgen so für fundiertere Prüfungsurteile. Digitale Tools machen zudem eine bessere Darstellung und Vergleichbarkeit von Finanzdaten möglich. Oftmals treten automatisierte Kontrollmechanismen an die Stelle manueller Verfahren. Das steigert die Effizienz im Prüfungsprozess und minimiert gleichzeitig die Fehlerwahrscheinlichkeit. Auf der anderen Seite bringt die Digitalisierung neue Gefahren mit sich. So können die Risiken durch Cyberangriffe und Datenlecks steigen – ein kritischer Faktor für die Wirtschaftsprüfung. Doch es gibt hier kein „entweder oder“: Die Unternehmen müssen sich digitalisieren und sie müssen dabei gezielt auf die Cybersecurity achten.

Ein neues ERP-System, das von einem Change-Prozess begleitet wird und bei der Einrichtung auch die prüferischen Belange nicht aus dem Blick verliert, treibt die digitale Transformation deutlich voran. Abgesichert durch eine wirkungsvolle Cybersecurity leisten ERP-Systeme so einen wichtigen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit der Unternehmen.

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