5 Faktoren für erfolgreiches Change Management

Handel ist Wandel. Das gilt auch für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (WPG). Der wesentliche Treiber hierbei ist oft die digitale Transformation. Sie hat einen starken Einfluss auf die Mandant*innen und somit auf die WPG selbst. Das bedeutet, dass sich die Arbeitsabläufe in WPG ändern – und ändern müssen, wenn sie konkurrenzfähig bleiben wollen. 5 Faktoren haben sich als zentral herauskristallisiert, um erfolgreiche Change-Prozesse durchzuführen – für WPG, aber auch für andere Unternehmen.

Erfolgsfaktor #1: Starkes Change Management führt zu starken Ergebnissen

Die Praxis zeigt: Change-Management-Projekte sind oft von Beginn an nicht mit den nötigen Ressourcen ausgestattet. So gelingt es mitunter schon am Anfang nicht, die Transformation mit der nötigen Entschlossenheit anzugehen und mit der nötigen Transparenz zu kommunizieren. Das Ergebnis: Unruhe im Projekt, da sich Mitarbeiter*innen nicht adäquat auf die Veränderung vorbereitet fühlen. Um die geplante Transformation aus einer solchen Situation wieder in ruhige Bahnen zu lenken, bedarf es oft doppelter Anstrengung – und nicht selten deutlich mehr finanzieller Mittel, als ursprünglich nötig gewesen wären. Deshalb ist es schon zu Beginn wichtig, das Change Management als starken Prozess aufzusetzen und mit den entsprechenden Ressourcen auszustatten.

Erfolgsfaktor #2: Mitarbeiter*innen von Anfang an in das Transformationsprojekt einbinden

Der Erfolg eines Change-Management-Projekts steht und fällt mit der Akzeptanz der betroffenen Mitarbeiter*innen. Um deren Akzeptanz für das Projekt zu gewinnen, sollten alle Mitarbeiter*innen, die von den Änderungen in ihrem Arbeitsalltag betroffen sind, gleich zu Beginn in das Projekt eingebunden werden. Geschieht das nicht, entsteht in der Regel Verunsicherung in der Belegschaft. Diese weiß zwar, dass da etwas auf sie zukommt – aber sie weiß nicht, um was es konkret geht. Das lädt zu Spekulationen ein und führt fast immer zu Verunsicherung, Frust und einer Anti-Haltung gegenüber der anstehenden Neuerung. Der Change Workstream sollte deshalb von Anfang an in das Projekt eingebunden werden. Auf diese Weise wird nicht nur die Akzeptanz der nötigen Transformation gestärkt, Mitarbeiter*innen lernen auch schneller und sind von day one der Umsetzung befähigt, die Neuerungen auch erfolgreich anzuwenden.

Erfolgsfaktor #3: Führungsverantwortliche aktiv an zentraler Stelle einbinden

Change Management kann nur erfolgreich sein, wenn das Führungsteam des Unternehmens nicht nur hinter der Veränderung steht, sondern sich auch aktiv einbringt. Sichtbarkeit der Führungsverantwortlichen, ein Einstehen, Mitgestalten und Vorleben der Veränderung darf in der Wirkung auf die Mitarbeiter*innen und den Projekterfolg nicht überschätzt werden.

Hierauf hinzuweisen ist Kernaufgabe eines guten Change Managements – gerade dann, wenn die Sichtbarkeit der Projektsponsoren und Schlüsselführungsverantwortlichen im Veränderungsprojekt unzureichend ist. Hierbei werden gute Change Manager*innen immer wieder von den Projektleiter*innen einfordern, sich in der Rolle des Change Leaders zu sehen. Das bedeutet, dass sie beim Transformationsprozess vorangehen, das Neue vorleben und zweifelnde Mitarbeiter*innen dazu anhalten, im Wandel eine Chance für das Team und sich selbst zu sehen.

Erfolgsfaktor #4: Mit einer Change Story die Belegschaft informieren und für das Projekt begeistern

Veränderungen gelingen dann, wenn Mitarbeiter*innen wissen, warum eine Veränderung notwendig ist und welche Verbesserungen damit erreicht werden sollen. Hierbei kann es sinnvoll sein, eine Change Story zu entwickeln. Diese sollte zum einen die positive Vision aufzeigen, die mit der Transformation verbunden ist; sie sollte aber auch deutlich machen, warum der Change-Prozess gerade jetzt starten muss und in welcher Abfolge die einzelnen Projektschritte umgesetzt werden. Die Change Story sorgt im besten Fall dafür, den Transformationsprozess positiv aufzuladen und vermittelt der gesamten Belegschaft ein klares Bild über Ziele und Ablauf der notwendigen Veränderungen. Eine gute Change Story kann die Belegschaft hinter dem gemeinsamen Ziel vereinen und dazu führen, dass alle an einem Strang ziehen.

Erfolgsfaktor #5: Planvolles Handeln mit Flexibilität im Prozess vereinen

Projekte, die eine Transformation zum Ziel haben, sind von Natur aus dynamisch. Sie müssen deshalb in ihrem Ablauf selbst offen für notwendige Veränderungen sein. Das Change-Konzept darf daher nicht zu starr sein und muss stets ein gewisses Maß an Flexibilität zulassen. Auf diese Weise hat das Change-Team die Möglichkeit, agil auf unerwartete Veränderungen zu reagieren. Um erfolgreich zu sein, ist also eine Kombination aus planerischem Handeln und Agilität im Ablauf nötig. Pläne sind wichtig, müssen aber stets angepasst werden können, um sich ändernde Rahmenbedingungen oder unvorhergesehene Faktoren berücksichtigen zu können. Neue Gegebenheiten können im Extremfall so weit führen, dass sogar die Projektziele teilweise neu definiert werden müssen. Solche Modifizierungen sind immer als Chancen zu begreifen, denn sie tragen dazu bei, den finalen Prozess weiter zu optimieren.

Mehr zum Thema Change von Timo Parra: jetzt den Podcast anhören.

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