BI-Lösungen, Teil 1: die schöne neue Welt der Wirtschaftsprüfung

Unsere Welt ist voller Daten. Und täglich werden es mehr. Big Data ist ein Megatrend, der längst auch die Abschlussprüfung erfasst hat. Wie gehen Prüfer*innen damit um? Wie stellen sie die Sammlung, Auswertung und Darstellung von immer komplexeren Daten sicher? Schließlich geht es in der Prüfung nach wie vor darum, ein tiefes Verständnis für die Zusammenhänge zu gewinnen – und Mehrwert für die Mandant*innen zu generieren.

Die Antwort lautet: Business Intelligence, kurz BI. Dahinter verbirgt sich ein technologiegestützter Prozess, um Daten und ihre Auswirkungen optimal auswerten zu können. BI-Lösungen sind heute die Basis für agile und effiziente Prüfungshandlungen.

In unserer Serie über „Business-Intelligence-Lösungen“ zeigen wir, wie Big Data die Wirtschaftsprüfung verändert. Wir beschreiben die aktuellen Entwicklungen auf dem Markt der Business-Intelligence-Lösungen, beleuchten die Vorteile ebenso wie die Herausforderungen.

Teil 1 der Serie erklärt, welche Rolle Massendaten und analytische Prüfungshandlungen in der Wirtschaftsprüfung spielen und warum herkömmliche Analyse-Tools und Analyse-Methoden für die Abschlussprüfung nicht mehr zeitgemäß sind.

Von den Daten zur Analyse

Analytische Prüfungshandlungen spielen für die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Abschlussprüfung eine große Rolle. Sie können die aussagebezogenen Einzelfallprüfungen und damit den Prüfungsumfang, den es für ein hinreichend sicheres Prüfungsurteil braucht, deutlich reduzieren. Kurzum: Sie sind ein zentrales Element der Jahresabschlussprüfung.

Doch was genau steckt dahinter? Analytische Prüfungshandlungen sind Plausibilitätsbeurteilungen von Verhältniszahlen und Trends. Mit ihrer Hilfe lassen sich Beziehungen von prüfungsrelevanten Daten eines Unternehmens zu anderen Daten aufzeigen und auffällige Abweichungen feststellen. Dazu gehört beispielsweise die Untersuchung von Schwankungen und Zusammenhängen, die im Widerspruch zu anderen einschlägigen Informationen stehen oder von erwarteten Beträgen abweichen.

Die Anwendung analytischer Prüfungshandlungen beruht auf der Erwartung, dass es Zusammenhänge zwischen bestimmten Informationen und Daten gibt. Solange nichts Gegenteiliges bekannt oder erwiesen ist, gehen die Prüfer*innen von ebensolchen Zusammenhängen aus. Sie dienen quasi als Prüfungsnachweis für die Vollständigkeit, Genauigkeit und Richtigkeit von Daten des Rechnungswesens. Diese Prüfungsnachweise sind für die Abschlussprüfung relevant, soweit sie Aussagen in der Rechnungslegung stützen.

Daten, Daten, Daten

Analytische Prüfungshandlungen sind abhängig von der Datenqualität und der Auswertungsmethodik. „Daten sind das neue Öl“, heißt es. Tatsächlich befinden wir uns in einer digitalen Wirtschaft, in der Daten wertvoller sind als je zuvor. Sie sorgen dafür, dass Organisationen reibungslos funktionieren – vom kleinen Unternehmen vor Ort bis zur Regierung in der Hauptstadt. Ohne Daten käme der Fortschritt zum Stillstand. Zugleich liefern Daten wichtigen Input für die Entwicklung von Gütern, Dienstleistungen und Wertschöpfungsketten. Sie sind der Katalysator der Digitalisierung.

Natürlich spielt die Analyse von Mandantendaten in der Jahresabschlussprüfung schon lange eine wichtige Rolle. Seit Jahren werden Buchungsjournale ausgewertet und Kennzahlen aus der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung analysiert. Aber: Es werden nicht nur mehr Daten, auch die Datenlage wird immer komplexer. Das stellt die Prüfer*innen vor große Herausforderungen.

Die richtige Software ist eine davon. Sicher gibt es für Microsoft Excel zahlreiche gute Einsatzmöglichkeiten. Aber in der Wirtschaftsprüfung können viele Analysen gar nicht in MS Excel bearbeitet werden, weil das Programm früher oder später an seine Grenzen stößt. Datenstrukturen lassen sich nicht anpassen. Außerdem kann MS Excel nicht mehr als eine Million Zeilen verarbeiten. Reichte das nicht aus, haben Prüfer*innen in der Vergangenheit auf statische Programme wie IDEA zurückgegriffen – eine Software, die auch von den Finanzbehörden genutzt wird.

Ready for the future?

Aber ist der Einsatz solcher Tools für die Datenanalyse überhaupt noch zeitgemäß? Nein, denn bei diesen Analysen fehlt der Einblick in die Daten selbst. Außerdem kann ihre Darstellung nicht angepasst werden. Die Visualisierung der Daten bei gleichzeitiger Analyse auf Belegebene ist nicht möglich. Kein Gewinn – weder für die Prüfer*innen noch für die Mandant*innen.

Gefragt sind innovative Technologien, um mandanten- und branchenspezifische Prüfungshandlungen visualisieren und agil anpassen zu können. Vorteile für das Prüfungsteam: Zeitersparnis, Arbeitseffizienz und Prüfungssicherheit im Jahresabschluss. Aber im Mittelpunkt steht ganz klar der Mehrwert für die Mandant*innen. Sie können die Entwicklung ihrer Unternehmen mithilfe moderner Analysen besser verstehen und einschätzen.

Neues Wissen generieren

Die wohl größte Herausforderung bei der Entwicklung geeigneter Tools ist die Komplexität der Daten und Datenstrukturen. Massen von Daten wollen sauber aufbereitet und standardisiert werden. Doch damit nicht genug: Hinter dem Konzept von Big Data steckt die Absicht, Informationen aus Daten zu extrahieren, um daraus neues Wissen zu generieren.

Moderne Business-Intelligence-Lösungen helfen den Prüfer*innen, die zuvor standardisierten Daten zeitgemäß und modern auszuwerten. Beispiele dafür sind Microsoft Power BI und Qlik Sense. Sie verarbeiten die Daten in aussagekräftigen Visualisierungen. Auf dieser Basis lassen sich analytische Prüfungshandlungen durchführen und Unstimmigkeiten sofort feststellen. Das können Abweichungen von der Vergangenheit sein oder Differenzen zum Erwartungswert.

Fazit: Analytische Prüfungshandlungen mithilfe moderner Business-Intelligence-Lösungen helfen den Prüfer*innen, die Herausforderungen einer immer komplexer werdenden Datenwelt zu bewältigen, ohne die Wirtschaftlichkeit der Abschlussprüfung zu gefährden. Schöne neue Welt!

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