Drittbestätigung im Wandel

Salden-, Bank- und Rechtsanwaltsbestätigungen gehören zu jeder Jahresabschlussprüfung. Digitale Lösungen machen es leichter, solche Drittbestätigungen einzuholen und im Prüfprozess zu handhaben.

Die Drittbestätigung als verlässlicher Nachweis

In einer Jahresabschlussprüfung wird anhand von Nachweisen geprüft, ob die Angaben im Jahresabschluss korrekt sind. Zu diesen Prüfungsnachweisen gehören Belege wie Verträge, Rechnungen oder Bestell- und Lieferscheine, aber auch Beobachtungen, wenn Prüfer*innen etwa an einer Inventur teilnehmen, oder Auskünfte der Geschäftsleitung, wie deren Einschätzung von Gewährleistungsfällen.

Eine Drittbestätigung ist ein Prüfungsnachweis, den Wirtschaftsprüfer*innen auf Anfrage unmittelbar in schriftlicher Form von einem Dritten erhalten – zum Beispiel von Kund*innen, Lieferant*innen, Banken, Steuerberater*innen oder Rechtsanwält*innen des zu prüfenden Unternehmens. Als verlässliche externe Auskünfte sind Drittbestätigungen für Jahresabschlussprüfungen besonders wichtig.

Bei Jahresabschlussprüfungen fragen Wirtschaftsprüfer*innen in der Regel folgende Drittbestätigungen an:

Bislang ein aufwändiger Prozess

Die Koordination von Drittbestätigungen ist für Wirtschaftsprüfer*innen sehr aufwändig, weil drei Parteien in den Prozess einzubinden sind: die Mandant*innen, die jeweiligen Dritten und die Wirtschaftsprüfer*innen selbst. Der IDW Prüfungsstandard 302 n. F. gibt dafür einen etablierten Prozess vor:

Die Wirtschaftsprüfer*innen wählen die Banken, Rechtsanwält*innen, Kreditoren, Debitoren und andere Dritte aus, die um die Bestätigung abschlussrelevanter Informationen gebeten werden sollen.

Die Wirtschaftsprüfer*innen übermitteln diese Auswahl mit Musterschreiben an ihre Mandant*innen. Diese bereiten alle Bestätigungsanfragen vor, drucken sie aus und übergeben sie unterschrieben ihren Wirtschaftsprüfer*innen. Die verantwortlichen Prüfer*innen kontrollieren die Schreiben auf Vollständigkeit und Richtigkeit, um sie dann zu kuvertieren, zu frankieren und an die jeweiligen Dritten zu versenden.

Die von den Dritten bearbeiteten Bestätigungsanfragen gehen bei den Wirtschaftsprüfer*innen in der Regel in der Poststelle ein. Hier werden die Bestätigungen gescannt und dann den Mitgliedern des zuständigen Prüfungsteams zur Verfügung gestellt. Diese vergleichen die Bestätigungen mit Auskünften, Salden oder anderen Informationen, die sie von ihren Mandant*innen erhaltenen haben. Eventuelle Abweichungen klären die Wirtschaftsprüfer*innen mit ihren Mandant*innen.

Kreditoren, Debitoren oder auch Rechtsanwält*innen lassen die Bestätigungsanfragen allerdings regelmäßig unbeantwortet. Dann bereiten die Mandant*innen Erinnerungsschreiben vor, drucken sie aus, unterschreiben sie und übergeben sie den Wirtschaftsprüfer*innen zum Versand.

Trend zu digitalen Lösungen

Insgesamt ist dieser gewohnte Prozess für das ordnungsgemäße Durchführen von Drittbestätigungen sehr arbeitsintensiv und zeitaufwändig – sowohl für Mandant*innen als auch für die verantwortlichen Wirtschaftsprüfer*innen.

Deshalb nutzen immer mehr Wirtschaftsprüfer*innen und Dienstleister geeignete digitale Lösungen, um den Drittbestätigungsprozess zu automatisieren. Erste Lösungen wurden schon vor 2020 eingeführt. Die Corona-Pandemie und der rasante Anstieg der Arbeit aus dem Homeoffice hat diesen Trend signifikant verstärkt.

In Deutschland werden von Wirtschaftsprüfer*innen verschiedene digitale Anwendungen eingesetzt, um Drittbestätigungen reibungslos durchzuführen. Die genutzten Lösungen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Technologie und der jeweiligen Abläufe.

Als webbasierte Portale vereinfachen sie jedoch alle den gesamten Prozess: Die drei beteiligten Gruppen – Mandant*innen, Dritte und Wirtschaftsprüfer*innen – können in einem geschützten und abgeschlossenen Bereich miteinander kommunizieren und gut aufeinander abgestimmt die jeweils nötigen Schritte unternehmen.

Portale: die komfortablen Allrounder

Über diese Portale können in der Regel alle Arten von Drittbestätigungen durchgeführt werden, vor allem

• Bankbestätigungen,
• Bestätigungen für Vorräte, die von Dritten verwahrt werden,
• Rechtsanwaltsauskünfte,
• Saldenbestätigungen von Kreditoren und Debitoren
• und Steuerberaterauskünfte.

Über den Import von Saldenlisten, Kontaktdaten der Adressaten von Drittbestätigungsanfragen sowie eines einzigen von den Mandant*innen unterschriebenen .pdf-Dokuments, mit dem die angeschriebenen Dritten zur Beantwortung der Anfragen autorisiert werden, können in dem Portal alle Bestätigungsanfragen automatisiert erstellt und per Mausklick versendet werden. Die Bestätigungsanfragen können bei Bedarf mehrmals über das Portal versendet werden, zum Beispiel wenn auf die erste Anfrage nicht geantwortet wurde.

Deutlich weniger Aufwand

Mandant*innen müssen dann nicht mehr eine Vielzahl von Briefen vorbereiten, ausdrucken und unterschreiben. Für die Wirtschaftsprüfer*innen entfällt die Kontrolle der vorbereiteten Schreiben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Und ihnen bleibt es erspart, zahlreiche Briefe zu kuvertieren und zu frankieren.

Viele Anwendungen bieten den angeschriebenen Dritten mit einem Link Zugriff auf das Portal; so können sie die betreffenden Informationen direkt in dem Portal erfassen, bestätigen oder korrigieren. Bei den Wirtschaftsprüfer*innen gehen die Antworten der Dritten in der Regel digitalisiert ein und erreichen direkt die verantwortlichen Mitglieder des Prüfungsteams.

Mandant*innen können bei vielen Lösungen den Status der Bestätigungsanfragen mitverfolgen und unmittelbar eventuelle Abweichungen zwischen den Informationen im Antwortschreiben und den im Unternehmen vorliegenden Informationen erkennen und klären.

Im Ergebnis werden durch die Digitalisierung und Automatisierung des Drittbestätigungsprozesses sowohl bei den Mandant*innen als auch bei den Wirtschaftsprüfer*innen umfangreiche Ressourcen und Kapazitäten eingespart.

Bankbestätigungen über das Portal Confirmation.com^TM

Confirmation.com^TM ist eine digitale Plattform zur Anforderung von Drittbestätigungen. Weil an Confirmation.com^TM ein weltweites Netzwerk zahlreicher Banken beteiligt ist, spielt die Plattform eine bedeutende Rolle bei der Einholung von Bankbestätigungen.

Immer mehr führende Kreditinstitute in Deutschland priorisieren die Bankbestätigungsanfragen, die sie über Confirmation.com^TM erhalten. Andere Anfragen beantworten sie entweder nicht oder erst, wenn alle über Confirmation.com^TM eingegangenen Bestätigungsanfragen abgearbeitet sind.

Vor allem bei Jahresabschlussprüfungen mit engen Terminplänen müssen Prüfer*innen Confirmation.com^TM nutzen, wenn die Banken ihrer Mandant*innen diese Plattform einsetzen. Bei solchen Jahresabschlussprüfungen verwenden die Mandant*innen und die Wirtschaftsprüfer*innen in der Regel zwei Anwendungen:

• Confirmation.com^TM für die Bankbestätigungen
• und eine andere Anwendung für die Kreditoren-, Debitoren-, Steuerberater- und Rechtsanwaltsbestätigungen.

Eine einzige Lösung als Ziel

Viele Sparkassen und Genossenschaftsbanken gehören allerdings noch nicht zum Netzwerk von Confirmation.com^TM. Für digitale Bestätigungsanfragen an diese Banken können Wirtschaftsprüfer*innen die Anwendung nutzen, die sie auch für Kreditoren-, Debitoren, Steuerberater- und Rechtsanwaltsbestätigungen verwenden.

Je nachdem mit wie vielen und mit welchen Banken Mandant*innen Geschäftsbeziehungen unterhalten, muss für die ordnungsgemäße Durchführung von Bankbestätigungsaktionen neben Confirmation.com^TM eventuell eine weitere Anwendung eingesetzt werden.

Confirmation.com^TM will in Deutschland weitere Banken in das Netzwerk aufnehmen, damit Wirtschaftsprüfer*innen für ihre Mandant*innen eine zentrale und sichere digitale Lösung für alle Bankbestätigungen zur Verfügung steht.

Ein Netzwerk mit Potenzial

Über Confirmation.com^TM können auch Kreditoren- und Debitorensaldenbestätigungen durchgeführt werden. Diese Möglichkeit besteht für Wirtschaftsprüfer*innen unabhängig davon, ob sich die jeweiligen Kreditoren und Debitoren dem Netzwerk von Confirmation.com^TM angeschlossen haben.

Zudem sammelt Confirmation.com^TM in Deutschland erste Erfahrungen mit der Bereitstellung von Rechtsanwaltsschreiben, damit Wirtschaftsprüfer*innen auch Rechtsanwaltsbestätigungen einholen können.

2022 hat Confirmation.com^TM das neuen Angebot Open Banking in Deutschland gestartet. Damit können Wirtschaftsprüfer*innen die vollständigen Transaktionsdaten der Konten ihrer Mandant*innen digital von der Bank abrufen und somit völlig neuartige und zuverlässige Prüfungsnachweise erlangen.

Weil immer mehr Banken dem Netzwerk von Confirmation.com^TM beitreten, wird diese Plattform in den nächsten Jahren für Jahresabschlussprüfungen eine immer größere Rolle spielen. Es wird sich zeigen, inwieweit sich Confirmation.com^TM dann auch als führendes Portal für Kreditoren-, Debitoren und Rechtsanwaltsbestätigungen durchsetzen kann.

Einfacher, schneller, besser

Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Drittbestätigungsprozesses reduziert sich der Bearbeitungsaufwand für die Wirtschaftsprüfer*innen und deren Mandant*innen. Zudem können die angefragten Dritten einfacher und schneller reagieren.

Insgesamt macht der digitalisierte und automatisierte Prozess über ein zentrales Portal den Umgang mit Drittbestätigungen deutlich effizienter, zeit- und kostenschonender. Bestätigungsanfragen werden deshalb auch häufiger beantwortet. Zudem wird die Qualität des gesamten Prozesses verbessert, weil viele händische und somit fehleranfällige Arbeiten entfallen. Die Zukunft gehört der digitalen Drittbestätigung.

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Autor: Daniel Riemscheid war von Juli 2001 bis Juni 2022 als Senior Manager in der Service Line Audit bei Mazars beschäftigt