Spagat zwischen den Kulturen: Erfolgreiche Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg

Moderne Wirtschaftsprüfung ist heute immer häufiger das Ergebnis internationaler Zusammenarbeit. Vor allem die Einrichtung von „Shared Service Centern“ steigert die Effizienz bei gleichbleibender Prüfungsqualität – wenn man es richtig macht. Denn so reizvoll es ist, vor allem standardisierbare Leistungen international auszulagern – kulturelle Missverständnisse können die Prozesse auch verlangsamen. Wir zeigen, wie die Arbeit mit Shared Service Centern funktionieren kann und wie die Kolleg*innen vom Mazars Business Services Morocco auf das Thema blicken.

Shared Service Center – mehr als nur Outsourcing

Anders als beim klassischen Outsourcing ist das Shared Service Center eine Einheit des eigenen Unternehmens. International ausgerichtet, übernimmt es in der Regel standardisierte Leistungen, die speziell an die jeweiligen Bedürfnisse der Prüfungsteams im Heimatmarkt angepasst werden. Es sind diese Gestaltungsmöglichkeiten, die das Shared Service Center vom klassischen Outsourcing abgrenzen. Hinzu kommt: Während es beim Outsourcing um die Gewinnung kurzfristiger Kapazitäten geht, zielt das Shared Service Center auf nachhaltige Effizienzgewinne. Damit das gelingen kann, müssen die Beteiligten aber den gesamten Audit Workflow überdenken und ihn kontinuierlich evaluieren. Richtig eingesetzt, können nicht zuletzt smarte Tools den Prozess erleichtern.

Die 2 zentralen Erfolgskriterien internationaler Zusammenarbeit

1. Shared Service Center sollen vor allem kapazitative Freiräume für die Prüfungsteams schaffen. Doch welche Tätigkeiten sollen im Heimatmarkt verbleiben? Welche lassen sich auslagern? Es hat sich gezeigt, dass es vor allem standardisierbare Leistungen sind, die sich gut von den internationalen Kolleg*innen übernehmen lassen, sogenannte Standard Operating Procedures (SOPs). Diese gemeinsam von den interkulturellen Teams in einer Art Servicekatalog zu entwickeln, sollte deshalb am Anfang der internationalen Zusammenarbeit stehen. Auf diese Weise etabliert man nicht nur ein einheitliches Vorgehen, sondern zentralisiert es zugleich im Shared Service Center.
2. So wichtig Prozesse, Standards und technische Abläufe zu Beginn der internationalen und oft interkulturellen Zusammenarbeit auch sind, so wichtig ist es, sich nicht darauf zu beschränken. Ebenso bedeutend ist die gute Zusammenarbeit zwischen den Kolleg*innen der Shared Service Center und den Prüfungsteams im Heimatmarkt. Vertrauen aufbauen, einen regelmäßigen Austausch fördern, eine gemeinsame Kultur über Landesgrenzen hinweg zu schaffen – das alles ist für den gemeinsamen Erfolg unverzichtbar.

„Wir freuen uns, dass wir für die Qualität unserer Arbeit geschätzt werden.“

Interview mit Salma Lamchachti, Director beim Mazars Business Services Morocco (MBSM), Sahar Arah, Senior beim MBSM, und Yassine Idrissi, Senior beim MBSM

Wechselseitiges Verständnis ist eines der zentralen Kriterien für den Erfolg interkultureller Zusammenarbeit. Doch vor welchen Herausforderungen stehen die Kolleg*innen vor Ort in den Shared Service Centern? Welche Erfahrungen haben sie gemacht und welche Erwartungen haben sie an die Prüfungsteams? Das wollten wir von den MBSM-Kolleg*innen wissen. Der MBSM wurde 2022 in Casablanca gegründet und betreut von dort die Mazars Niederlassungen in Deutschland, Frankreich, den Niederlanden und Großbritannien.

1. Was ist für euch die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit den unterschiedlichen Ländern?

Yassine: Die größte Herausforderung bei der internationalen Zusammenarbeit besteht darin, die kulturellen Unterschiede und Arbeitsweisen zu verstehen. Auch wenn die Prüfverfahren für die meisten Arbeiten in allen Niederlassungen von Mazars standardisiert sind, gibt es dennoch einige Aspekte, die für jedes Land spezifisch sind.

Sahar: Mit so vielen Ländern zusammenzuarbeiten, ist aber auch eine Chance. Denn so erweitern wir unser Wissen über die jeweils geeigneten Arbeitsmethoden der Länder.

2. Sind euch besondere regionale Unterschiede aufgefallen?

Salma: Die Länder, mit denen wir derzeit zusammenarbeiten, sind sich kulturell zwar nah, aber dennoch auch sehr unterschiedlich. So gibt es Länder, die mehr Wert auf Organisation und Struktur legen als andere. Und während sich einige Länder immer wieder gerne mit Ideen zu unseren Abläufen einbringen, ist anderen vor allem das Ergebnis wichtig. Kolleg*innen wieder anderer Niederlassungen sind sehr sicherheitsorientiert und zögern noch, die Plattform vollumfänglich zu nutzen. Es ist notwendig, die Besonderheiten der einzelnen Länder zu berücksichtigen, um gemeinsam Erfolg zu haben.

Yassine: Zudem gibt es natürlich länderspezifische Gesetze und Vorschriften. Wir kennen all diese Regeln und beachten sie selbstverständlich bei unserer täglichen Arbeit.

3. Wie könnte man die Zusammenarbeit noch besser gestalten?

Yassine: Auch wenn wir aktuell sehr zufrieden sind, gibt es selbstverständlich immer Raum für Verbesserungen. Ein Beispiel: Unser übergeordnetes Ziel ist es, die Prüfungsteams zeitlich zu entlasten. Deshalb konzentrieren wir uns aktuell stark darauf, dass sich die Serviceplattform noch einfacher und intuitiver bedienen lässt. Grundlage dafür sind Feedback und Vorschläge von den Nutzern, die wir regelmäßig einholen. So optimieren wir kontinuierlich die Plattform und verbessern unseren Service.

4. Was hat euch dazu bewegt, für das MBSM tätig zu werden?

Salma: Die Herausforderung, an der Entstehung des MBSM mitzuwirken und es weiterzuentwickeln.

Yassine: Prozesse zu implementieren und zu verbessern, um ein optimales Arbeitsumfeld für die verschiedenen Länder und uns selbst zu gestalten.

Sahar: Das MBSM bietet uns eine großartige Gelegenheit, mit Kunden aus verschiedenen Kulturen zusammenzuarbeiten sowie neue Management- und technische Fähigkeiten zu erlernen.

5. Habt ihr auch die Gelegenheit, etwas gemeinsam als Team zu unternehmen?

Yassine: Wir sind noch ein relativ kleines Büro, also essen wir vorerst hauptsächlich zusammen zu Mittag und lernen uns so besser kennen. Aber sobald die Busy Season vorbei ist, planen wir verschiedene Teambuilding-Aktivitäten.

6. Wenn ihr an die Standard Operating Procedures (SOPs) denkt – gibt es hier etwas, was ihr besonders gerne macht?

Salma: Tatsächlich ist die „Bankabstimmung“ unsere Lieblings-SOP. Was sie für uns so besonders macht, hat aber nicht nur mit den fachlichen und technischen Herausforderungen dieser SOP zu tun. Sie ist auch deshalb unser Favorit, weil sie die erste SOP ist, die wir hier mit unserem Team in Marokko entworfen haben und die anschließend für unseren Servicekatalog standardisiert wurde.

7. Was wünscht ihr euch am meisten für die Zukunft des MBSM?

Salma: Wir freuen uns sehr, dass wir mittlerweile für die gute Qualität unserer Arbeit geschätzt werden. Wir arbeiten daran, dass das auch so bleibt und es uns zudem gelingt, einen Beitrag zur Kostenreduktion zu leisten.

Sahar: Ich wünsche mir, dass unser Büro weiter wächst und wir für weitere Niederlassungen von Mazars weltweit tätig werden können.

Für weitere Themen rund um die Wirtschaftsprüfung und Mazars folgen Sie uns auch auf LinkedIn, X und XING.