BI-Lösungen, Teil 2: ein Gewinn für alle Seiten

Aktuelle BI-Lösungen verändern die Branche der Wirtschaftsprüfung. Denn sie bieten Prüfer*innen und Mandant*innen klare Vorteile – vor allem ein hohes Maß an Qualität und Effizienz.

Im ersten Teil unserer Serie haben wir gesehen: Konventionelle Auswertungstools mit simplen Tabellen und einfachen Grafiken wie IDEA oder Excel sind nicht mehr zeitgemäß. Sie bieten keine dynamischen Grafiken, agilen Auswertungen oder Drill-down-Funktionen auf Belegebene. Gefragt sind neue, dynamische BI-Lösungen, um auch komplexe Mandantendaten schnell, einfach und qualitätsgesichert auszuwerten.

Der traditionelle Prüfungsansatz: aufwendig und unspezifisch

Um traditionell eine angemessene Prüfungssicherheit zu gewinnen, werden Prüfungshandlungen in relevanten Prüfungsgebieten mit Blick auf mögliche Fehlerrisiken durchgeführt. Die Fehlerrisiken ermitteln die verantwortlichen Wirtschaftsprüfer*innen dabei meist, indem sie das inhärente Risiko und die Verlässlichkeit des internen Kontrollsystems einschätzen.

Mit herkömmlichen Tools ist dies nur in Bezug auf ganze Transaktionsklassen und Prüfungsziele möglich. Innerhalb der Transaktionsklassen können Risiken nur schwer auf der Ebene spezifischer Transaktionen betrachtet werden. Für Transaktionen mit einer geringen Risikobewertung werden dabei oft Stichproben gezogen. Diese Stichproben geben vermeintliche Prüfungssicherheit, sie sind jedoch meist aufwendig und bieten weder den verantwortlichen Wirtschaftsprüfer*innen noch den Mandant*innen in der Regel echten Mehrwert.

Neue Tools: ein weiter Analyseraum auf Knopfdruck

Weshalb geht es mit neuen BI-Tools besser? Sie öffnen umgehend einen deutlich weiteren Analyseraum. Denn mit diesen Tools können sowohl das Hauptbuch als auch beispielsweise die Debitoren-, die Kreditoren- und die Anlagenbuchhaltung standardisiert eingespielt und transaktional und prozessbezogen miteinander verknüpft werden. Dies erlaubt den Wirtschaftsprüfer*innnen eine viel detailliertere Risikoanalyse auf Basis einzelner Transaktionen und deren spezifischer Kriterien.

Im Rahmen des Process Mining – bei dem zum Beispiel jede Bestellung von Kund*innen bis zum Zahlungseingang als ein durchgängiger Vorgang abgebildet ist – können die Prüfer*innen Transaktionen nach spezifischen Kriterien auswählen. Auffälligkeiten werden leichter entdeckt.

Vorteile für Prüfer*innen: Transparenz, Tempo und Sicherheit

Wirtschaftsprüfer*innen können mit modernen BI-Lösungen 100 Prozent der Transaktionen für ihre Analysen und Urteilsbildung im Sinne einer Vollprüfung nutzen. Dies erhöht die Prüfungssicherheit bzw. Prüfungsqualität.

Die Prüfer*innen sparen auch Zeit. Im Unterschied zu konventionellen Analysen können mit einer aktuellen BI-Lösung die operativen, die Investitions- und die Finanzierungs-Cashflows direkt beim Einspielen berechnet werden. Wirtschaftsprüfer*innen erhalten dadurch umgehend Einblick in die Finanz-, die Vermögens- und die Ertragslage ihrer Mandant*innen. Bei Bedarf können die Prüfer*innen schnell in relevante standardisierte Details reinzoomen.

Die neuen Analysemöglichkeiten geben den Prüfer*innen zudem ein deutlich tieferes Verständnis ihrer Mandant*innen. Da verschiedenste Daten aus unterschiedlichen Teilbereichen der Mandantensysteme auch in ihrem Zusammenhang transparent werden, erhalten die Prüfer*innen ein umfassendes Bild der Geschäftsentwicklung. Die Risikoanalyse erfolgt dabei direkt auf Basis der Datenpunkte, sie ist in der Regel viel detaillierter als ohne BI-Tools.

Nicht zuletzt können Wirtschaftsprüfungspraxen mit modernen BI-Tools ihre Prozesse vereinheitlichen und historisch gewachsene Insellösungen reduzieren und so einheitliche Qualitätsstandards sichern. Falsche Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an.

Vorteile für Mandant*innen: Qualität und Entlastung

Auch für Mandant*innen ergeben sich viele Vorteile, allein schon, weil ihre Wirtschaftsprüfer*innen ihr Geschäft besser verstehen und ihnen ein hohes Maß an Qualität bieten können. Dabei genügt ein einziger Abzug aller relevanten Daten, während Mandant*innen vormals ihren Prüfer*innen eine Vielzahl an Auswertungen zur Verfügung stellen mussten.

Die Mandant*innen sparen damit Zeit und können sich auf ihren Abschlussprozess konzentrieren. Durch das Visualisieren der Daten erhalten die Mandant*innen dabei einen neuen Einblick in ihre Zahlen und können aktuelle Entwicklungen besser erkennen und rechtzeitig darauf reagieren.

Auch die Zahl der Beleg-bezogenen Prüfungshandlungen kann reduziert werden; die Mandant*innen müssen keine Unterlagen mehr zeitintensiv bereitstellen. Und mithilfe der analysierten Daten können sie ihre internen Prozesse besser bewerten und steuern – ein Mehrwert für die internen Revisionen.

Die entscheidenden Punkte

Insgesamt bieten aktuelle BI-Lösungen die Chance für qualitätsgesicherte, effiziente und aussagekräftige Analysen im Rahmen des Abschlussprozesses:

1. Mehr als Journal Entry Testing: Die weitreichenden Analysen mit neuen Tools decken nicht nur die Leistungen des klassischen Journal Entry Testing ab. Anhand der bereitgestellten Daten können Prüfer*innen Analysen aufbereiten, analytische Prüfungshandlungen vorbereiten, Kennzahlen berechnen und den Umsatzprozess von der Buchung des Umsatzes bis zum Zahlungseingang auf Belegebene nachvollziehen.
2. Substanzielle Prüfungshandlungen: Durch die Verarbeitung des gesamten Buchungsstoffs in einem anwenderfreundlichen Umfeld können Risiken gezielt identifiziert und entsprechende substanzielle Prüfungshandlungen durchführt werden.
3. Umfassende Transparenz: Mit modernen Tools überführen Prüfer*innen die Rohdaten in aussagekräftige Business-Intelligence-Analysen, die wichtige Hinweise geben und dem Management und anderen Führungskräften Einblicke in ihre Prozesse gewähren. Die Visualisierung der Daten bietet allen Beteiligten schnell und einfach Transparenz über relevante Zusammenhänge und Fehlerrisiken.
4. Automatisierte End-to-End-Analysen: Die Prüfer*innen analysieren alle Transaktionen mit Blick auf bestimmte prüfungsrelevante Sachverhalte. Moderne Tools wie Mazars Smart Analytics arbeiten vom Datenabzug bis zur Datenverarbeitung auf Hochleistungsrechnern hochautomatisiert und standardisiert. Die Prüfer*innen gewinnen wesentliche Informationen und ein tiefgreifendes Verständnis der Entwicklungen relevanter Bereiche ihrer Mandant*innen.
5. Fokussierung auf das Wesentliche: Vertiefende Prüfungshandlungen werden nur dann durchgeführt, wenn konkrete Auffälligkeiten vorliegen. Die Prüfer*innen können sich ausschließlich auf die identifizierten Risikobereiche fokussieren. Stichproben werden nur gezogen, wenn Risiken oder Auffälligkeiten erkannt wurden.
6. Qualität und Effizienz: Insgesamt ergibt sich eine hohe Prüfungssicherheit, ein reibungsloser Ablauf und eine geringere Arbeitsbelastung für Prüfer*innen und Mandant*innen. Alle Daten sind dabei umfassend geschützt.

Moderne BI-Tools wie Mazars Smart Analytics können je nach Datenqualität übrigens ohne größeren Aufwand implementiert werden. Ihr Einsatz ist ein Gewinn für alle Seiten.

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